Voluntarios en conferencias muestran el camino de manera profesional

Corine Schouten, Myrna Sultan
10 Noviembre 2005

Fue un poco caótico recibir a cientos de personas que intentaban participar en la mesa redonda con el ex presidente soviético Mikael Gorbachov en Uni Mail en mayo para conmemorar la histórica reunión de Gorbachov y el presidente de EE.UU. Ronald Reagan en Ginebra hace veinte años. Pero con la ayuda de nuestros dedicados voluntarios, se distribuyeron todos los auriculares para escuchar a los intérpretes, se calmó a los asistentes frustrados y los afortunados que lograron entrar disfrutaron de una velada muy especial.

El rescate de la situación es una parte importante del servicio más antiguo que ICVoluntarios ofrece: dar la bienvenida a los participantes en las conferencias internacionales y otros eventos organizados por las organizaciones sin ánimo de lucro, el gobierno local, organizaciones internacionales o universidades. En esta ocasión, los organizadores que llamaron a ICV no esperaban a tantos estudiantes haciendo cola para ver a "Gorby" dos horas antes. Una vez abiertas las puertas, los estudiantes fueron abriéndose paso, haciendo muy difícil la distribución de los auriculares. Sin embargo, como voluntario, hay que adaptarse y hacerlo lo mejor posible.

"Puedes planear las cosas detenidamente y con antelación pero nunca sale según lo planeado. Hay que tenerlo en cuenta", dice Wanda Verhagen, que participa dando la bienvenida a los delegados de las conferencias internacionales con ICV desde sus inicios.

Todo comenzó con la conferencia internacional del SIDA en Ginebra en 1998. Viola Krebs, ahora directora de ICV, estuvo al frente del departamento responsable de reclutar a los voluntarios y Wanda ayudó a que fuese un gran éxito. Durante la conferencia, montaron un mostrador de información para los voluntarios y los delegados de la conferencia. Después, ya que los voluntarios querían ayudar en todo, Viola creó ICVolunteers. Wanda continuó trabajando en el servicio de bienvenida con ICV, e incluso fue la presidenta de la junta directiva de ICV durante algunos años.

"Me gusta mucho dar la bienvenida a los delegados de la conferencia", explica. "Te encuentras con gente amable, es satisfactorio poder ayudar y se aprende mucho. Por ejemplo, los asiáticos dicen que sí aunque no te hayan entendido. O que no debes mirar los hombres árabes en los ojos durante demasiado tiempo. O que los musulmanes puede que no quieran darle la mano a una mujer. Pero lo más importante es ser amable y fácilmente accesible. Después de todo, la mayoría de los delegados están en un lugar que no conocen".
Micheline Locca, que participa desde los inicios de ICV también, esta de acuerdo: "Conoces a gente de todo el mundo y de diferentes contextos. Son como una ventana al mundo, un verdadero intercambio".

Con los años, el equipo de bienvenida de ICV ha ganado mucha experiencia. Saben que cada conferencia necesita un grupo permanente de voluntarios para dar la bienvenida, para así no tener que organizar el método de trabajo cada vez. Saben como prepararse y que les espera.
Durante la primera parte de una conferencia, normalmente el equipo de ICV ya sabe todo lo que necesita saber acerca de la conferencia y el alojamiento, incluyendo lo que los organizadores se olvidan de decirles. Y al final del evento, saben más que nadie. Mientras tanto, reciben, por ejemplo, recibos de conferencias, distribuyen tarjetas de identificación, confirman los billetes de avión, dan indicaciones a la gente y siempre responden de manera amable a cualquier pregunta sobre el programa de la conferencia o el lugar. Después de todo, los voluntarios son las tarjetas de visita de la organización. Puede incluso implicar ayudar a alguien a quien le han robado el pasaporte o el coche, o que llegan con sólo diez dólares o sin ropa de abrigo en invierno.

Aunque no podemos hacerlo todo, dice Wanda. A preguntas como '¿Sabes como me puedo quedar a vivir en Suiza?' o '¿Quieres casarte conmigo?' uno solo les puede intentar convencer de que compren relojes o chocolates en su lugar.

Para Magda, otra experimentada voluntaria de ICV, una conferencia internacional no puede ser lo suficientemente grande. Le encanta trabajar rodeada de gente y ser útil. Después de haber trabajado en la Unión Internacional de Telecomunicaciones, se conoce las Naciones Unidas y el Centro de Conferencias de Ginebra CICG de memoria. Y utiliza ese conocimiento para mejorar las cosas cada vez que puede. En verdad, les dio alguna que otra lección a los organizadores de la mesa redonda con Gorbachov, y también a Micheline. Sin embargo, disfrutaron del evento. "Fue interesante saber lo que estaba pasando hace veinte años, porque viví ese período. Y Gorby era muy carismático", dice Magda.

Wanda, Micheline y Magda dicen que ojalá hubiera más conferencias grandes en Ginebra. Este año, ICV ha participado en muchos eventos pequeños y en otros eventos que necesitaban voluntarios con habilidades técnicas como traductores, intérpretes y periodistas. Pero pronto tendremos más conferencias internacionales. ¡Asegúrate de mirar el calendario de ICV y de anotar los días!

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